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THEMA: Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 03 Mär 2018 10:54 #1

  • jipégé
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Im Zusammenhang mit diesen Ausschreibungen erleben wir oft Missverständnisse, Enttäuschungen, Beanstandungen und dergleichen, was oft einen regen Mailaustausch auslöst. Aus diesem Grund möchte ich den Vorgang zum Entstehen eines Bäre-Höck-Anlasses skizzieren.

Aufgrund der Ende 2017 veranstalteten Umfrage erhielten wir viele Vorschläge und Ideen und konnten nach kurzer Zeit eine Art "Jahresprogramm" auf der Website publizieren. Primärziele unseres Vorgehens waren, einerseits neue Ideen aus unserer Gemeinde zu hören, andererseits gerne mehr Personen zu finden, die sich dann auch darum kümmern, die nicht nur einen Vorschlag machen und erwarten, dass das Kernteam sich dahinterklemmt.
Wir stellten uns vor, dass die vorschlagende Person sich um die Kontaktaufnahme mit der besuchten Institution und dem Restaurant kümmert und einen möglichen Ablauf des Tages definiert, dies natürlich immer mit unserer Unterstützung. Auch einen Teil des Ausschreibungstextes mit dem benötigten Bild sollte diese organisierende Person schreiben.

Wenn dann der gesamte Rahmen, das Datum, die eventuell nötige Begrenzung der Teilnehmerzahl und der Ablauf feststeht, wird vom Kernteam der Kontakt mit den SBB-Gruppenreisen zur Anmeldung der Reise und zur Ermittlung der Preise der Kollektivtickets aufgenommen. Dann wird der Ausschreibungstext mit der üblichem Struktur fertiggestellt und das Anmeldeformular erstellt und getestet.

2 Monate vor dem Anlassdatum wird das Ganze publiziert.

Bezüglich der Anmeldungen gibt's nun viele Bäre-Höckler, die häufig einen Blick auf die entsprechende Website werfen. Auf diese Weise kommen nach kurzer Zeit die ersten Anmeldungen rein (beim UNO-Anlass z.B. waren's bereits 18 Anmeldungen bei einer Begrenzung auf 30).
Ende Monat kommt Christian's Newsletter zum Versand, in dem er u.a. auf die nächsten, bereits ausgeschriebenen Anlässe hinweist. In den beiden darauffolgenden Tagen rauschen die Anmeldungen rein und meistens wird relativ rasch bei Anlässen mit limitierter Teilnehmerzahl diese Grenze erreicht.

Bei limitierten Anlässen wird nun der Link auf das Anmeldeformular entfernt und im Titel darauf hingewiesen, dass der Anlass ausgebucht ist. Zudem bietet das System neuerdings die Möglichkeit der Angabe der maximalen Anmeldungen einzugeben. Wird diese erreicht, erscheint anstelle des Anmeldeformulars automatisch der auffällige rote Text "Das tut mir aber leid, eben wurde die auf 30 limitierte Anzahl Anmeldungen erreicht. Möchtest Du auf die Warteliste kommen ? Dann melde Dich bitte per Mail an xxxxbluewin.ch". Mittels Mail besteht nun die Möglichkeit, sich noch auf die Warteliste zu setzen. Häufig erhalten wir kurzfristige Abmeldungen und dann können wir auf diese Warteliste zurückgreifen. Als Beispiel stehen für den UNO-Anlass bereits 5 Personen auf der Warteliste.
Jeder "Normalablauf" hat auch seine Abweichungen, z.B. wegen Missverständnissen, irrtümlichen Mehrfachanmeldungen, fehlerhaften Ticketangaben u.ä. Diese lösen meistens einen aufwendigen Mail- und Telefonaustausch aus.

Kurz vor dem Anlass erhalten alle Angemeldeten ein Mail mit der definitiven Bestätigung und ev. zusätzlichen Detailinfos. Und dann steht einem tollen Tag nichts mehr im Weg.

Aufgrund der angetroffenen Schwierigkeiten und auch Reklamationen haben wir beschlossen, dass wir den Zeitpunkt der Ausschreibung eines Anlasses mit dem Zeitpunkt des Newsletter-Versands synchronisieren werden, dass wir also mehr oder weniger die Ausschreibung am gleichen Tag wie den Newsletter-Versand publizieren werden.
Aber den eigenen Blick auf die Bäre-Höck-Website können wir niemandem ersparen.


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
Letzte Änderung: von jipégé.

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 04 Mär 2018 09:16 #2

guten morgen jean-pierre
sicher macht es sinn, mal wieder den organisatorischen ablauf für veranstaltungen zu erklären und die zusammenhängeklar darzulegen. selber finde ich, dass die ausschreibungen übersichtlich und gut strukturiert publiziert werden. auf dem anmeldeformular besteht die möglichkeit unter "bemerkung" eine mitteilung anzubringen. unklarheiten schaffen missverständnisse. ein (kurzer) mail-austausch ist der klärung dienllich.
mein dank gebührt jenen, die sich für seniorbern einsetzen. Ideen entwickeln und dazu beitragen, dass diese umgesetzt werden können.
an diesem geschichtsträchtigen winter-sonntag wünsche ich allen "en guete sunntig a dr wärmi".
liebe grüsse LoLa

Das wahre Leben welkt nicht in seiner Jugendschönheit
und
erschöpft sich nicht in der Reife des Alters.
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Letzte Änderung: von LoLa.

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 04 Mär 2018 09:36 #3

  • jipégé
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LoLa schrieb: an diesem geschichtsträchtigen winter-sonntag ...

geschichtsträchtig ?
hat Trump wieder etwas ? geht's um die GroKo ? oder am Änd ums Tram Ostermundigen ?


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
Letzte Änderung: von jipégé.

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 04 Mär 2018 09:56 #4

*megabigsmile*:whistle:
eifach nachem mittag uf's ofebänkli höckle u chlei "beromünster" lose...
de trump tampet täglech mehrmals is fettnäpfli. är wird hundertpro en gschichtsträchtigi spur hinterla...

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Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 04 Mär 2018 11:12 #5

  • jipégé
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"beromünster" - hinksch es bitzeli hingerdry !


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 04 Mär 2018 12:25 #6

*ätsch* verwütscht !
nostalgie pur - wär ma sich bsinne ?
zu zyte wo's no warmi ofebänkli zum drufhöckle gä het, isch es no möglech gsi, am sunntig-nami uf "beromünster" es hörspiel z'lose. vom simon gfeller, em jeremias gotthelf und andere, vorallem bärner, mundart-dichter.

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Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 20 Mär 2018 15:25 #7

  • jipégé
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Bezüglich des Anmeldeverfahrens für Anlässe muss ich doch noch etwas präzisieren.

Wenn man ein Anmeldeformular ausgefüllt und zuletzt den Button „Abschicken“ auch gedrückt hat, gibt’s folgende Möglichkeiten:

Möglichkeit 1
Wenn das ganze Formular richtig ausgefüllt wurde, wenn insbesondere alle Pflichtfelder (jene mit einem *) ausgefüllt wurden, erscheint folgende Bestätigung am Bildschirm, sehr auffällig in dicker roter Schrift



Kurz darauf kommt ein automatisches Mail vom System, mit dem die Anmeldung bestätigt wird.
Der Inhalt des Mails ist der Folgende



Damit ist diese Anmeldung verbindlich im System gespeichert. Die angemeldete Person sollte sich den Termin in die Agenda eintragen.

Möglichkeit 2
Erschien die obige auffällige Bestätigung am Bildschirm, aber das automatische Mail trifft nicht ein, dann liegt der Grund in der Tatsache, dass eine falsche Mailadresse im Formular eingetippt wurde. Das System verschickte das Mail an diese falsche Mailadresse und durch diesen Fehler verschwand das Mail im Nirvana und gelangte nicht zum Angemeldeten.
Wichtig ist aber, dass in diesem Fall die Anmeldung verbindlich im System gespeichert wurde und dass der Termin trotz fehlendem Mail in der Agenda eingetragen werden soll.

Möglichkeit 3
Wurde im Formular ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt oder wurde im Feld „Mailadresse“ etwas eingegeben, das rein formal keine Mailadresse sein kann (z.B. fehlendes @), dann erscheint eine System-Fehlermeldung am Bildschirm. Leider ist diese Fehlermeldung sehr unauffällig und von mir nicht beeinflussbar (im Gegensatz zur obigen Betätigung, wenn alles i. O. ist).



Im Formular selbst ist das fehlerhafte Eingabefeld mit einem roten Hinweis versehen.
In diesem Fall ist die Anmeldung ungültig und nirgends abgespeichert.
Die Lösung ist einfach: Zum Formular runterscrollen, die Fehler korrigieren und dann abschicken.


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
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Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 20 Mär 2018 15:56 #8

  • jipégé
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Eine weitere Präzisierung muss ich noch anbringen :
Es geht um die Wahl des Tickets für die Fahrt. Normalerweise sieht die Auswahl im Anmeldeformular etwa so aus



Das Kollektivticket der SBB, das wir oft organisieren, bietet bedeutend günstigere 1/2-Tax-Tickets. Zudem werden in den wichtigen Zügen die Plätze (mehr oder weniger ersichtlich) reserviert.

Nun sollte es klar sein, dass dieses Kollektivticket nur für Fahrten von und nach Bern gültig ist.
Es macht also wenig Sinn, wenn jemand aus der Ostschweiz für einen Anlass in Kloten die Wahl "Kollektiv ab Bern mit xxx" wählt, da diese Person kaum aus der Ostschweiz nach Bern und von da nach Kloten fahren will.


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
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Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 20 Mär 2018 18:43 #9

  • jipégé
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Und noch was wollte ich bekanntgeben, das immer wieder für Nachfragen sorgt :

Wenn jemand zwei oder mehr Personen anmeldet und dabei jeweils dieselbe Mailadresse eingibt, wird das Erinnerungs-Mail kurz vor dem Anlass nur EINMAL erhalten, obwohl die zwei oder mehr Personen wirklich angemeldet sind.
Der Grund liegt weder bei uns noch beim Organisator oder bei der Organisatorin, sondern beim Provider. Dieser löscht beim Versenden eines Mails automatisch alle mehrfach identischen Mailadressen - an sich logisch und verständlich. Ich weiss nicht, ob dies alle Provider machen, Bluewin machts aber auf jeden Fall.

Paare müssen demzufolge nicht annehmen, dass beim Eintreffen eines einzigen Erinnerungs-Mails auch nur eine Person angemeldet sei.


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
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Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 26 Mär 2018 09:03 #10

"Kurz darauf kommt ein automatisches Mail vom System, mit dem die Anmeldung bestätigt wird."
Bitte geduldig sein, ab und zu dauert es ein bisschen, bis die Bestätigung kommt. Insbesondere dann, wenn man seine eigene Anmeldung abgeschickt hat und gleich auf dem wieder leeren Formular noch eine zweite Person anmeldet. Die Bestätigung für diese 2. Person dauerte länger als für die 1. Person.
Also: Wie immer: geduldig bleiben.

Rolf

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Rolf

Die Ausschreibung von Bäre-Höck-Anlässen 27 Mär 2018 13:58 #11

  • jipégé
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schön, dich wieder mal zu lesen, Rolf !
Die längere Dauer für das Bestätigungs-Mail der 2.Anmeldung ist wahrscheinlich Zufall.
Wenn du mal Tests machst und dir selbst Mail von und auf unterschiedliche Mailadressen schickst, wirst du bemerken, dass die Wartezeit auf die Ankunft zwischen 1 Sekunde und x Minuten dauern kann, völlig unterschiedlich.
Beim Provider-Mix von Bluewin und Gmail ist's auch spannend : Gmail ist fast immer der Langsamere, sowohl als Ausgangs-wie als Eingangs-Provider. Gmail ist wahrscheinlich massiv stärker gefordert, international, im Vergleich zum nationalen Bluewin - eine mögliche Interpretation.

Übrigens, die Speicherzeit für einen reinen Text-Beitrag auf SeniorBern, d.h. ohne Bilder, pendelt auch zwischen 1 Sekunde und fast einer Minute


Jean-Pierre Guenter

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Jean-Pierre Guenter
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